コラム

RPA導入には、事前準備が重要！

RPA導入の失敗の原因・的確な事前準備の流れを解説

2023/09/27 掲載

RPA導入の進め方、RPA導入には、事前準備が重要！

　　　　　　　  RPA導入の失敗の原因を知ることが、成功への近道？　　　　　　　
　　　　　　　RPAが導入されはじめてから、RPA化の良い成果を聞く一方で、
　　　　　　　「RPAを導入はしたはいいけれど、失敗に終わった。」
　　　　　　　などという声も耳にされたことがあるかと思います。

　　　　　　　時間や費用をかけても、失敗する可能性があると感じて、
　　　　　　　RPA導入に躊躇してしまうこともあるようです。

　　　　　　　RPA導入を成功に導くためには、失敗する原因を事前に排除して
　　　　　　　導入を進めていくことが重要です。
　　　　　　　
　　　　　　　今回のコラムでは、失敗事例とともにその対処策を解説していきます。
　　　　　　　スムーズなRPA導入の参考となれば幸いです。
　　　　　　　
　　　　　　　RPA導入の失敗事例に共通する主な原因は下記の通りです。

・目的が明確ではなかった
　⇒ 期待した効果が得られず、
　　コストの増加が目立ってしまった
・RPAに適した業務を選定出来ていなかった
　⇒ RPA化の効果が発揮できなかった
・運用できる体制が整っていなかった
　⇒ 適切な運用が出来ずに、運用コストが増大した
・RPAツールのコストが見合わなかった
　⇒ RPAツールの継続使用ができなかった
・担当者が業務兼任で作業時間がとれなかった
　⇒ RPA化が頓挫してしまい、無駄な投資になった
・RPA導入の目的を現場担当者に共有されていなかった
　⇒ 現場の理解を求めるのに時間がかかり、
　　導入コストが増大した


　　　　　　　失敗の主な原因は、RPA導入の事前準備の不足に起因するものです。

　　　　　　　出来るだけ的確な事前準備を行うことが重要です。

　　　　　　　  RPA導入の事前準備
　　　　　　　RPA導入には大きく分けて3つの事前準備段階があります。

1. RPA導入の目的を明確にする
2. 自動化できる業務を洗い出し、費用対効果を算出する
3. 開発・運用方法を検討する


　　　　　　　1. RPA導入の目的を明確にする

　　　　　　　　まず、RPAを導入する前に、まずRPA導入の目的を明確にしましょう。
　　　　　　　　
　　　　　　　　RPA導入の目的は、業務効率化、コスト削減、品質向上、生産性向上
　　　　　　　　などが挙げられます。
　　　　　　　　
　　　　　　　　どのような目的を重視するかで、RPA化の方向性が決まります。

　　　　　　　2. 自動化できる業務を洗い出し、RPA化の効果を算出する

　　　　　　　　RPA導入の目的を達成できる業務を洗い出します。

　　　　　　　　目的に応じて、洗い出す業務も変わってきます。

　　　　　　　　目的が複数に及ぶ場合でも、一番達成したい目的に着目し洗い出します。

　　　　　　　　下記の表を、参考にしてみてください。


    
        目的
        目的を達成できる業務
    
    
        業務効率化
        時間がかかっている業務
    
    
        生産性向上
        大量の処理が必要である業務
    
    
        品質向上
        人為的なミスが多い業務
    


　　　　　　　　業務を洗い出した後に、RPA化の効果を事前に検証する必要があります。

　　　　　　　　リスクの高い業務での事前検証をすることが、より効果の高いRPA化につながります。

　　　　　　　　事前検証では、洗い出した業務を可視化し、
　　　　　　　　費用対効果を算出します。

　　　　　　　　業務の可視化では、業務内容を分析し業務における情報の入出力を洗い出します。
　　　　　　　　洗い出しをもとに、作業時間とコストの算出を行います。

　　　　　　　　次に、RPA化をした場合の作業時間とコストの算出を行い、
　　　　　　　　RPA化後での費用対効果が見込めるかどうかを検討します。

　　　　　　　３．開発・運用方法を検討する

　　　　　　　　目的が明確になり、費用対効果が見込めると判断できたら、
　　　　　　　　開発・運用方法を検討しましょう。

目的	目的を達成できる業務
業務効率化	時間がかかっている業務
生産性向上	大量の処理が必要である業務
品質向上	人為的なミスが多い業務

・RPAツールの選定をする
・RPAシナリオの作成を自社内で行うか、
　外部に委託するかを検討する
・RPA導入・運用体制を決める
・業務を行っている現場へRPA導入目的の共有をする


　　　　　　　　・RPAツールの選定をする
　　　　　　　　
　　　　　　　　　RPAツールを選定する際には、価格はもちろんのこと、
　　　　　　　　　操作・学習の容易さ、サポートが充実しているかなどを考慮するといいでしょう。

　　　　　　　　　また、選定した業務によって、適したツールが異なります。

　　　　　　　　　候補となるRPAツールが選定した業務に対応可能かどうかは、
　　　　　　　　　トライアル期間に試してみたりサポート会社に
　　　　　　　　　サポートしてもらいながら確認しておくことも必要です。

　　　　　　　　　RPAツールの検討だけでなく、サポート会社の検討も重要です。
　　　　　　　　　同じツールを選んでも、サポート会社の経験や知識の差で
　　　　　　　　　RPA化にかかる時間、RPA化後の運用面に大きな差が生まれます。

　　　　　　　　・RPAシナリオの作成を自社内で行うか、外部に委託するかを検討する

　　　　　　　　　RPAシナリオの作成を自社内で行うか、または外部に委託するかを検討します。

　　　　　　　　　社内で行う場合は、担当をどうするかも検討が必要です。

　　　　　　　　・RPA導入・運用体制を決めておく

　　　　　　　　　外部に委託する場合でも自社のRPA担当者が必要です。
　　　　　　　　　通常業務との兼任も考慮しつつ、効率的な導入体制を検討します。
　　　　　　　　　同様に、継続的な運用体制もしっかりと整えておきましょう。

　　　　　　　　・業務を行っている現場担当者とRPAの導入目的を共有する

　　　　　　　　　また、実際に業務を行っている現場担当者とRPAの導入目的を共有することも重要です。

　　　　　　　　　現場がRPA化の導入目的を知らされていないと、「余計な仕事は増えるのではないか」
　　　　　　　　　「自分の仕事がなくなるのではないか」という不安や不満が生まれます。

　　　　　　　　　業務の洗い出しの段階からRPA導入のメリットを理解してもらうことで、
　　　　　　　　　現場との協力体制が生まれます。

　　　　　　　　　現場と協力して業務改善を行うことは、社内全体への業務改善意識の広がりにもつながります。

　　　　　　　　以上、的確な事前準備を行うには、時間も労力も必要ですが、
　　　　　　　RPA導入を成功に導くためには、必要不可欠です。

　　　　　　　　

※   コラムの内容は執筆者の経験や知識に基づいたものです。
      また、企業や組織の公式見解を示すものではありませんので、ご注意ください。